Arbitrage
Trieur, boîte d’archives ou destructeur : que faire de ses papiers
Un papier administratif passe par 3 étapes : on le consulte, puis on le garde le temps prévu, puis on peut s'en défaire. Cet arbitrage relie chacune de ces étapes à un objet précis, en s'appuyant sur les durées publiées par service-public.fr.
3
fiches en regard
En bref
- Le trieur Exacompta Ordonator numérique 12 compartiments sert au classement courant, mois par mois.
- La boîte d'archives Exacompta à dos de 100 mm garde jusqu'à 900 feuilles sur plusieurs années.
- Le Fellowes Powershred LX41 détruit jusqu'à 8 feuilles par passage, en particules de niveau de sécurité P-4.
- Service-public.fr publie des durées de conservation minimales : relevés de compte, factures d'énergie et de téléphone se gardent par exemple 5 ans.
Le courant : un trieur à 12 compartiments
L'Ordonator numérique 56012E d'Exacompta compte 12 compartiments à onglets imprimés de 1 à 12, ce qui permet de ranger les papiers de l'année mois par mois. Il accepte 600 feuilles de 80 g, au format A4, dans un dos extensible à soufflet fermé par élastiques.
C'est un trieur de classement courant, fait pour les papiers qu'on consulte encore, comme les factures du trimestre ou les relevés à pointer. Ceux qu'on garde plusieurs années vont plutôt en boîte d'archives.
Le long terme : la boîte d'archives
La boîte Exacompta 261003H a un dos de 100 mm, pour une capacité annoncée de 900 feuilles de 80 g, au format A4+. Son étiquette de dos, imprimée sur les 2 faces, permet de la ranger debout ou à plat.
Elle est en carton ondulé : elle se range dans une pièce sèche, à l'écart du sol. Noter sur l'étiquette la date à partir de laquelle les papiers peuvent être détruits évite de rouvrir chaque boîte au tri suivant.
La fin de vie : le destructeur
La Banque de France conseille de détruire les documents qui contiennent des données personnelles, comme les relevés de compte ou les bulletins de salaire, avant de les jeter. Le Fellowes Powershred LX41 les réduit en particules de 4 x 12 mm, niveau de sécurité P-4, à raison de 8 feuilles au plus par passage.
Fellowes indique une marche continue de 5 minutes suivie de 30 minutes de refroidissement : on détruit un carton d'archives en plusieurs fois. Mains, cheveux et vêtements amples restent loin de la fente, et le mode d'emploi se lit avant le premier usage.
Combien de temps garder quoi
Service-public.fr publie des durées minimales, par famille de papiers. Les relevés de compte se gardent 5 ans à partir de l'opération, les factures d'électricité, de gaz, d'eau, de téléphone et d'internet 5 ans, les bulletins de salaire jusqu'à la liquidation de la retraite, et les actes d'état civil sans limite de durée.
Ces durées ne couvrent pas tous les cas : en cas de doute sur un papier, la page de service-public.fr fait foi, et on le garde plutôt que de le détruire.
Le tableau côte à côte
| Critère | Exacompta Ordonator numérique 12 compartiments | Exacompta Boîte archive dos 100 mm carton ondulé, 25x34 cm | Fellowes Powershred LX41 Mini-Cut |
|---|---|---|---|
| Référence | 56012E | 261003H | 4300701 |
| Usage | Classement courant, 12 compartiments numérotés de 1 à 12 | Conservation, rangement debout ou à plat | Destruction, niveau de sécurité P-4 |
| Capacité | 600 feuilles de 80 g | 900 feuilles de 80 g | 8 feuilles par passage, corbeille de 17 litres |
| Format ou dimensions | A4, 25,3 x 34 cm | A4+, 25 x 35 x 10,8 cm | 401 x 310 x 220 mm, fente de 220 mm |
| Matière ou limite d'usage | Carton rigide, intérieur en carte grise de 225 g/m² | Carton ondulé simple cannelure | 5 minutes de marche, puis 30 minutes de refroidissement |
| Poids | 566 g | 155 g | 5,1 kg |
Les informations viennent des fiches publiées par les fabricants et des sources citées en bas de page.
Quel choix selon votre cas
- Si les papiers de l'année s'empilent sur un coin de table
- Le trieur Ordonator numérique 12 compartiments, un compartiment par mois.
- Si vous gardez des relevés et des factures sur 5 ans
- Des boîtes d'archives à dos de 100 mm, étiquetées par famille de papiers et date de fin de conservation.
- Si des papiers ont dépassé leur durée de conservation
- Le Fellowes Powershred LX41 pour ceux qui portent des données personnelles, par petites séries de 8 feuilles au plus.
Les fiches citées
Fiches de référence : rien n’est en vente sur Moi, mon budget et moi, ni prix, ni panier, ni commande.
Pour aller plus loin
Marches à suivre
Articles du magazine
Sources
Rédigé par la rédaction de Moi, mon budget et moi.